La tecnologia moderna ha cambiato per sempre il panorama della nostra interazione umana, con molte aziende che scelgono di avere meno incontri faccia a faccia e più conversazioni digitali attraverso e-mail e applicazioni di chat. Anche se questo può sembrare un modo più rapido per fare le cose, in realtà è un sostituto per alcune attività in cui la vera comunicazione faccia a faccia è ottimale. Questo articolo fornisce idee per le riunioni di gruppo e delinea modi utili per migliorarle.

Cosa sono le riunioni di squadra?

Le riunioni del team sono riunioni che coinvolgono tutti i membri del team per scambiare/trasmettere informazioni e tracciare le tappe fondamentali di un progetto. Sono una parte essenziale della strategia di comunicazione di un team e, se utilizzate correttamente, danno ordine agli obiettivi del team, al processo decisionale e alla risoluzione dei problemi.

Le riunioni di squadra sono stancanti?

Riunioni lunghe, riunioni improduttive, riunioni seguite o precedute da altre riunioni per esaminare ciò che ha avuto luogo in una riunione precedente possono portare alla stanchezza e alla saturazione. Nel corso del tempo, questo può consumare la produttività e la soddisfazione di un dipendente. E mentre alcune aziende hanno iniziato a combattere la stanchezza delle riunioni riducendo al minimo o annullando le riunioni fisiche, altre stanno risolvendo i problemi di riunione con strategie migliori e più efficaci per le riunioni di gruppo. Qui ci sono quattro segni di una cattiva cultura della riunione:

1. Troppe riunioni in programma
I professionisti di oggi trascorrono quasi il 40% del loro tempo settimanale in riunioni. Troppe riunioni sono una perdita di tempo. Per ridurre il numero di riunioni che i membri del vostro team hanno, assicuratevi di invitare solo i dipendenti che devono essere presenti alla riunione e che contribuiranno attivamente durante la riunione.

2. 2. Gli obiettivi non sono stati raggiunti
Il modo migliore per eliminare la produttività durante la giornata lavorativa è quello di sedersi in una riunione disfunzionale che non ha uno scopo chiaro e termina senza concludere nulla. Ogni riunione dovrebbe avere un obiettivo specifico e lavorare per raggiungere tale obiettivo entro la fine della riunione.

3. 3. Scaduto il tempo a disposizione
Una riunione programmata di 30 minuti può durare un’ora o più, sprecando tempo prezioso per tutti i dipendenti presenti. Impostando un orario di inizio e fine rigoroso e attenendosi a tali orari, si dimostra ai membri del team che si rispetta e valorizza il loro tempo e consente loro di tornare rapidamente al lavoro quotidiano.

4. 4. Riunioni mascherate da e-mail o conversazioni in chat
Mentre Microsoft Teams, Slack e le conversazioni via e-mail sono ideali per aggiornamenti rapidi e check-in, per garantire che l’intero team stia lavorando insieme sugli stessi obiettivi, sono comunque necessari incontri faccia a faccia. L’errata comunicazione è una delle principali cause di inefficienza sul posto di lavoro. Molti di questi problemi possono essere attribuiti alla comunicazione scritta e ai vari modi in cui interpretiamo le e-mail o i messaggi di chat.

Perchè le riunioni faccia a faccia sono importanti?

Gli studi dimostrano che ben il 93% della comunicazione è non verbale. Avere la capacità di coinvolgere i tuoi compagni di squadra in conversazioni faccia a faccia e interpretare le loro reazioni è di fondamentale importanza nella capacità del tuo team di comunicare efficacemente.

L’interazione umana è un bisogno innato
Anche se i progressi tecnologici hanno accelerato il modo in cui comunichiamo attraverso la corrispondenza digitale, abbiamo ancora un bisogno innato di sentirci vicini e collegati agli altri esseri umani attraverso interazioni faccia a faccia. Le e-mail e le applicazioni di chat non soddisfano questo bisogno.

I malintesi possono essere affrontati
Gli esseri umani assegnano naturalmente un significato a qualsiasi scenario, specialmente quando si tratta di e-mail e conversazioni scritte in chat. Spesso questi messaggi possono essere fraintesi. Se qualcuno risponde alla tua email dettagliata con una breve risposta, potresti pensare che sia sconvolto o in disaccordo con te quando in realtà era occupato e pensava che una sola parola di risposta fosse sufficiente. Le ricerche dimostrano che le richieste faccia a faccia sono 34 volte più efficaci di quelle inviate via e-mail.

Meno turnover dei dipendenti
Secondo Forbes, il 66% dei dipendenti smetterebbe di lavorare se non si sentissero apprezzati. Le riunioni di persona aiutano i dipendenti a sentirsi visti e apprezzati, ma che dire dei membri del vostro team remoto? È facile per loro sentirsi soli e isolati, soprattutto quando la maggior parte dei loro compagni di squadra lavorano insieme nella stessa sede principale. La comunicazione video faccia a faccia è un ottimo modo per loro di sentirsi inclusi e collegati al loro team.

Maggiore efficienza
Le riunioni faccia a faccia tendono ad essere più coinvolgenti ed efficienti. Riunire l’intero team per riunioni di sincronizzazione rapida e riunioni faccia a faccia regolarmente programmate è un ottimo modo per mettere tutti sulla stessa pagina. Invece di cercare di spiegare un progetto complesso in un’e-mail e poi passare ore a porre domande sul campo, potreste ospitare una riunione di squadra faccia a faccia in cui presentare i dettagli del progetto e rispondere a tutte le domande allo stesso

5 modi per avere una riunione di gruppo che funzioni effettivamente

Secondo inc.com, metà di tutto il tempo di riunione è sprecato. Con un po’ di pianificazione e struttura, il vostro team può avere riunioni produttive e coinvolgenti.

Creare un ordine del giorno
Un’efficace agenda delle riunioni di gruppo è una delle componenti più importanti di una riunione di gruppo produttiva. L’invio dell’ordine del giorno della riunione a tutti prima della riunione definisce il tono e l’obiettivo della riunione. Questo darà a tutti la possibilità di comprendere gli argomenti che vengono discussi e gli obiettivi della riunione in modo che nessuno venga alla riunione senza sapere.

Assegnare un leader
La designazione di un team meeting leader è un ottimo modo per tenere la riunione in carreggiata. Quando vengono sollevati argomenti che non sono all’ordine del giorno, il team leader dovrebbe ricordare gentilmente al gruppo gli argomenti e gli obiettivi della riunione per far sì che la riunione vada avanti e sul punto.

Trovare un momento ottimale
Smettere di tenere riunioni prima di pranzo, subito dopo pranzo, alle 16:30 in qualsiasi giorno e soprattutto non il venerdì. Scegliete un momento in cui le persone saranno le più attente. Mattina e mezzogiorno sono entrambe ottime opzioni. Il momento migliore per programmare un incontro durante la settimana è il martedì alle 14:30 secondo uno studio condotto da Workfront.

Inizio e fine in orario
Newscientist.com ha scoperto che la metà di tutte le riunioni inizia con 10 minuti di ritardo. Sedersi e aspettare che la persona incaricata di presentarsi scarica l’energia dalla stanza e inizia la riunione con il piede sbagliato. Quando i dipendenti sanno che le riunioni inizieranno e termineranno in tempo, è più probabile che rimangano concentrati durante la riunione e che le decisioni vengano prese entro la fine della riunione.

Terminare con un’azione
Lasciate gli ultimi minuti di ogni riunione per riassumere rapidamente ciò che è stato discusso durante la riunione e parlare dei passi successivi. Ogni partecipante alla riunione dovrebbe sapere qual è il suo prossimo punto di azione e il calendario per il completamento di tale compito. Dopo la riunione, inviare note sulla riunione, le responsabilità assegnate e un piano di follow-up per garantire che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda.

Non togliete la tecnologia dall’equazione – Integratela

Le applicazioni e-mail e chat rendono la comunicazione con i membri del team facile e veloce, ma non sono molto personali o coinvolgenti. Un modo migliore per connettersi e interagire con l’intero team è la videoconferenza faccia a faccia.

Videoconferenze
Le chiamate solo audio non sono più sufficienti. I dipendenti devono incontrarsi faccia a faccia per raccogliere i veri benefici delle riunioni di squadra. Le videoconferenze ti permettono di vedere i membri del tuo team remoto per capirli veramente e costruire relazioni autentiche. Lifesize rende la connessione tramite videoconferenza più facile che mai. Con un solo clic sul link per gli inviti alle riunioni, i membri del team possono partecipare direttamente dal proprio browser sul proprio telefono cellulare, tablet o laptop senza dover scaricare un’applicazione.

Condivisione dello schermo
Smettere di sprecare i primi 5-10 minuti di ogni riunione alla ricerca del dongle giusto e poi sprecare tempo aggiuntivo passando il dongle al presentatore successivo. Utilizzate invece la tecnologia di condivisione dello schermo wireless per ottimizzare l’efficienza delle riunioni. Lifesize Share™ semplifica notevolmente la presentazione nelle riunioni. Condividi in modalità wireless lo schermo in tempo reale, riproduci un video e controlla la presentazione direttamente dal tuo dispositivo mobile o portatile.

Lavagnare in bianco
Le sessioni di lavagna bianca sono ideali per il brainstorming e la collaborazione con l’intero team. Rendono i contenuti visivamente accattivanti e più facili da assorbire e mantenere. Lifesize Share con Kaptivo whiteboard camera system ti permette di catturare e condividere contenuti da qualsiasi lavagna bianca standard a tutti durante una videoconferenza, rimuovendo persone, riflessi, bagliori e ombre dall’immagine della lavagna. È possibile ottenere un’immagine digitale pulita e vibrante del contenuto della lavagna bianca che tutti i partecipanti alla chiamata possono visualizzare in tempo reale.

Smettere di cancellare le riunioni di squadra e migliorarle
Molte aziende hanno sostituito le frequenti riunioni di squadra con conversazioni di chat informali e lunghe catene di posta elettronica. Mentre questo tipo di comunicazione ha il suo posto e il suo tempo, è un povero sostituto per le riunioni di squadra. Per una migliore collaborazione e una maggiore produttività, provate a collegarvi con il vostro team faccia a faccia. Per i team con dipendenti remoti, una videoconferenza è un ottimo modo per creare un ambiente collaborativo e stimolante per garantire che tutti i membri del team siano visti e ascoltati mentre lavorano insieme come un’unica unità.