Gli eventi virtuali sono ormai fanno parte del presente. Durante la pandemia COVID gli eventi online sono diventati una procedura standard sia per i raduni su larga scala che per quelli su piccola scala. Dalle conferenze ai concerti, il collegamento tramite esperienze digitali non è solo possibile, ma anche pratico e mirato.

Che cos’è un evento virtuale?

Un evento virtuale è qualsiasi evento che si svolge online al posto che fisicamente. Gli eventi virtuali possono andare da una riunione una tantum in cui diversi presentatori condividono il loro schermo, a una serie di sessioni multiple che spesso prevedono webinar, conferenze o anche celebrazioni.

Eventi virtuali: Lavorare, socializzare e fare festa durante COVID-19

Alla luce della sua portata globale negli ultimi mesi, si può affermare con certezza che la crisi di COVID-19 ha colpito quasi tutti i settori e i singoli individui. Sia che si tratti di adottare un approccio basato sul lavoro a domicilio o di passare a un sistema di ordini online, le comunità e le aziende di tutto il mondo si stanno adattando a un panorama in rapido cambiamento.

Con la continuazione degli ordini a domicilio e dei protocolli di distanziamento sociale, anche gli eventi fisici sono in pausa per il prossimo futuro. Ma lo spettacolo (o la conferenza) deve continuare, ed è qui che gli eventi virtuali ci vengono in soccorso. Invece di cancellare un evento programmato con mesi di anticipo, le persone in tutto il mondo stanno ridisegnando gli ostacoli come opportunità e trovando modi innovativi per implementare gli eventi online nelle loro attività lavorative o sociali. Tutto questo è possibile grazie alle moderne tecnologie e ai recenti progressi degli strumenti di videoconferenza. Alcuni eventi virtuali rivaleggiano persino con la versione fisica grazie alle piattaforme di eventi virtuali.

4 tipi di eventi virtuali

Gli eventi virtuali sono tanto variegati quanto le persone che vi partecipano, e di questi tempi è possibile che siano più frequentati che mai. Con meno contingenze e costi operativi significativamente più bassi, le persone si stanno rapidamente rendendo conto del valore intrinseco dello spazio virtuale. Senza contare che, con la quantità di resilienza e creatività che le persone hanno espresso in questo momento critico, non c’è limite per il numero e il tipo di eventi che possono passare da fisici a online.

Webinar

I webinar (una combinazione delle parole “web” e “seminar”) certamente non sono una novità, ma hanno certamente guadagnato più interesse e popolarità negli ultimi mesi. L’attenzione dei webinar di oggi si estende a una moltitudine di interessi e settori, dagli argomenti di attualità ai pareri di esperti come professori e professionisti del settore.

Conferenze e fiere

Molti mesi (e a volte anni) vengono spesi per prepararsi ad ospitare una conferenza o una fiera, quindi doverla cancellare sarebbe devastante. Fortunatamente, quest’anno le aziende hanno trovato il modo di far perno e spostare le loro conferenze online. La conferenza annuale degli sviluppatori di Microsoft è stata recentemente annunciata come “evento digitale” per il 2020, così come la Craft Brewers Conference, che ha lanciato una versione virtuale di cinque settimane del loro tipico programma.

Feste e cerimonie

Le feste e le cerimonie sono un’occasione per portare un po’ di gioia e di allegria in una situazione altrimenti pesante, ed è per questo che anche durante una pandemia, la gente non ha smesso di trovare motivi per festeggiare. Nonostante le distanze, i gruppi passano ancora del tempo insieme attraverso feste di danza digitale, cerimonie virtuali di laurea, spettacoli di premiazione online e compleanni commemorati con video chiamate.

Concerti

Con i locali che hanno dovuto chiudere i battenti, sembrava che anche gli spettacoli dal vivo sarebbero stati messi in pausa; eppure, per fortuna, gli artisti e gli intrattenitori hanno fatto pressione e stanno invece portando il loro talento direttamente nelle case dei fan. Gli eventi dal vivo sono spuntati in tutti i social media e su altre piattaforme online, con una varietà di concerti virtuali che vanno dal Metropolitan Opera alle formazioni folk e alle superstar del pop. Proprio come per le feste, la musica continuerà ad essere goduta, anche se significa che il palcoscenico arriverà nei nostri salotti.

Ospitare un evento virtuale: Come trasformare un evento fisico in un’esperienza digitale

Il coronavirus ci sta indubbiamente obbligando a cambiare il nostro modo di operare sia nella nostra vita personale che in quella professionale, ma ci fornisce anche una scusa per uscire dai nostri schemi e provare qualcosa che normalmente non abbiamo considerato. Anche se il passaggio da un evento fisico a un’esperienza digitale comporta alcune sfide, se ci si mantiene organizzati e ci si assicura che i partecipanti siano preparati, c’è una grande possibilità di avere un risultato positivo.

Creare un programma o un’ agenda

Dal momento in cui gli eventi virtuali non permettono a tutti di stare nella stessa stanza nello stesso momento, l’organizzazione è essenziale per far sì che le cose funzionino senza intoppi. Redigendo un programma per il giorno, la settimana o per quanto tempo si svolga l’evento, i partecipanti possono trovarsi sulla stessa pagina virtuale senza intoppi. Un’agenda per le attività della giornata aiuta a stabilire le aspettative e garantisce che le presentazioni o gli spettacoli si svolgano in tempo. Quando create un programma di eventi virtuali, ricordate di includere pause naturali nella giornata, proprio come fareste quando lo ospitate di persona.

Inviare un avviso con le regole dell’evento

La diretta streaming di un evento in diretta da casa propria può sembrare meno formale di un incontro in uno spazio condiviso, ma i parametri di cortesia e di decoro digitale esistono ancora. Soprattutto se il vostro evento coinvolge più oratori o interazioni, assicuratevi che tutti sappiano come silenziare i loro microfoni e parlare a turno in modo che il dialogo non si sovrapponga o diventi incomprensibile. Una breve e-mail che delinei queste regole dovrebbe essere sufficiente per evitare inutili interruzioni o confusione e creare un’atmosfera più rispettosa.

Assicuratevi che i partecipanti abbiano l’hardware, il software e i collegamenti necessari per le riunioni

Una priorità assoluta nella pianificazione di un evento virtuale è quella di verificare che ogni partecipante abbia l’attrezzatura necessaria e sappia come accedere alla riunione. I partecipanti avranno probabilmente bisogno di dispositivi o accessori specifici per trasmettere in tempo reale con una connessione di qualità; in caso contrario, potrebbero essere lasciati fuori dall’evento tutti insieme. Oltre all’accesso sicuro a Internet, è indispensabile una tecnologia di conferenza affidabile, compresi i componenti hardware o software. I partecipanti all’evento possono partecipare alla riunione dai loro browser web o devono scaricare un’applicazione o un software specifico prima dell’inizio dell’evento? Assicuratevi di inviare in anticipo tutti i link, le password e le istruzioni per la connessione alla riunione.

Utilizzare immagini stimolanti

I materiali visivi sono influenti per gli eventi virtuali tanto quanto gli elementi verbali, ma è importante includere immagini che migliorino la presentazione o l’incontro, senza distogliere l’attenzione da essi. Considerate la possibilità di incorporare grafici o diagrammi, mappe, diagrammi o anche videoclip pertinenti in combinazione con il messaggio verbale. I contenuti visivi dovrebbero mantenere il vostro pubblico impegnato e in ascolto attivo, quindi se è opportuno che le vostre immagini siano interattive, ancora meglio.

I vantaggi degli eventi virtuali

Facilità di accesso

A differenza delle riunioni fisiche che possono limitare i partecipanti a causa di esigenze di viaggio o limitazioni di spazio fisico, gli eventi virtuali sono accessibili a chiunque abbia un computer portatile e una connessione a banda larga. Le conferenze virtuali non prevedono voli o soggiorni in hotel, ma possono essere trasmesse in streaming dalla comodità di casa propria. Questa maggiore accessibilità si apre ai partecipanti che altrimenti avrebbero potuto declinare, consentendo una maggiore partecipazione e inclusione complessiva.

Risparmi sui costi

Trovare il modo di abbassare il costo di un evento senza perdere di qualità è sempre benvenuto, e forse poche cose sono più efficaci nel ridurre il budget rispetto all’ospitare un evento virtuale. Lo streaming in diretta riduce i costi associati all’affitto di uno spazio per l’evento, così come le spese per tavoli, sedie, personale per l’evento, catering e così via. Inoltre risparmierete denaro eliminando la necessità di trasporto o di alloggio per i presentatori e gli artisti.

Meno imprevisti

Una serie di variabili sono spesso associate ad eventi di persona, dalle condizioni meteorologiche alle comunicazioni errate con i fornitori e alle comuni difficoltà di viaggio. Ma il bello degli eventi online è riuscire a bypassare tutti questi problemi e concentrarsi su dettagli più importanti. Gli incontri in diretta non sono soggetti alla pioggia, a un ristoratore che dimentica gli antipasti o ad espositori che volano via per il vento. Meno imprevisti significano risultati migliori e più costanti.

Semplificate i vostri eventi virtuali e rendeteli più realistici che mai con Lifesize

Se state cercando di portare i vostri eventi virtuali al livello successivo, Lifesize viene in vostro aiuto. La tecnologia Lifesize consente interazioni faccia a faccia uniche e coinvolgenti, grazie all’utilizzo sia di apparecchiature di videoconferenza di alta qualità che di strumenti software di facile utilizzo. Potete ospitare una riunione con un massimo di 300 partecipanti o trasmettere in live streaming il vostro evento con un massimo di 10.000 spettatori. I partecipanti alla riunione possono accedere all’evento virtuale attraverso l’applicazione Lifesize o partecipare direttamente dai loro browser web senza bisogno di software o download aggiuntivi.

Lifesize utilizza pratiche di crittografia di livello aziendale e di privacy dei dati per proteggere i clienti dall’accesso involontario alle loro comunicazioni e ai loro contenuti sensibili. Inoltre, per garantire che gli eventi virtuali si svolgano senza intoppi, è possibile assegnare un moderatore della riunione che può bloccare la riunione, rimuovere i partecipanti di disturbo, silenziare e disattivarne l’audio, designare un presentatore e rispondere alle domande della chat o a una “mano alzata” virtuale.

Articolo originale in inglese by Dustin Smith