Lifesize | 7 consigli per una sala conferenze di ultima generazione

Se avessi la possibilità di progettare la sala conferenze dei tuoi sogni, come sarebbe? Forse è qualcosa a cui non hai mai pensato. Il design e il layout di una sala conferenze sono importanti perché riflettono l’immagine dell’azienda, l’attività che svolge e i settori a cui si rivolge. Se gestisci un’azienda che apprezza trasparenza, apertura e inclusività, va evitata una sala conferenze scura, senza finestre e con pannelli di legno.

Il design ideale per una sala conferenze dovrebbe riflettere i valori e le esigenze dell’azienda. Soprattutto, deve soddisfare le esigenze fisiche e tecnologiche dei membri del team che effettivamente la useranno. Le caratteristiche dello spazio e degli impianti e apparecchiature che contiene devono rispondere alle esigenze di visibilità, acustica, connettività e accessibilità degli utenti.

La cosa più importante da ricordare è progettare pensando sempre alla produttività. Vediamo come.

7 suggerimenti per la progettazione di sale conferenze per un ambiente di lavoro più produttivo

La forza lavoro dei nostri giorni richiede una progettazione e un design delle sale riunioni che sia il più moderno possibile. Se hai la possibilità di creare o ridisegnare una sala riunioni, cogli l’occasione per pensare non solo a un tavolo, alle sedie e a uno schermo per il proiettore. Ecco sette suggerimenti per creare una sala conferenze che consenta di essere più produttivi.

1 — Investi in apparati audio e video di alta qualità

L’infrastruttura A/V della sala conferenze deve essere aggiornata con le ultime evoluzioni tecnologiche, oltre che facile da configurare e utilizzare. Deve essere abbastanza potente per evitare che problemi di velocità, connettività e risoluzione influiscano negativamente sulle presentazioni o gli stream di videoconferenza. Se un dispositivo è soggetto a guasti, ha problemi di connessione ricorrenti o è semplicemente obsoleto, non sarai in grado di utilizzare lo spazio della tua riunione in modo efficiente.

Questo è il motivo per cui Lifesize si è sempre concentrata sulla fornitura di soluzioni di videoconferenza innovative, pensate per fornire la migliore esperienza di riunione possibile. Utilizzando l’attrezzatura audio e video Lifesize, la tua sala conferenze sarà pronta per qualsiasi meeting video, teleconferenza o live streaming.

2 — Rispetta lo spazio personale

A nessuno piace entrare in una sala riunioni con quindici persone se lo spazio è sufficiente solo per dieci persone. Se i membri del tuo team devono prestare attenzione a come stare seduti comodamente senza urtare con i gomiti le persone sedute accanto a loro, non saranno certo in grado di dedicare tutta la loro attenzione ai temi discussi nella riunione.

Assicurati che la tua sala conferenze sia progettata per ospitare un numero tale di persone che avranno effettivamente bisogno di usarla contemporaneamente. Quindi predisponilo di conseguenza ed evita di riempirlo oltre la sua capacità prevista. Se una sala conferenze è progettata per ospitare dieci persone, trova dieci sedie comode che possano stare senza problemi in quella stanza.

3 — Scegli i colori giusti

Il tuo brand ha quasi certamente dei suoi colori distintivi. Gli interior designers che hanno allestito il tuo ufficio probabilmente stavano lavorando su una combinazione di colori specifica. Quando si tratta dei colori delle pareti e degli arredi nella sala conferenze, potrebbe sembrare che le grandi decisioni siano già state prese per te.

Tuttavia, puoi portare nuove idee per la progettazione della tua sala conferenze seguendo queste indicazioni: colori brillanti come bianco, azzurro, verde e giallo possono far apparire la stanza più grande. Un po’ di colore può anche aumentare la creatività, specialmente se i colori esistenti tendono al grigio.

4 — Investi in arredi che si possano spostare

Alcuni incontri si svolgono in modo tranquillo, con tutti seduti attorno al tavolo. Ma per alcune aziende una comunicazione efficace richiede più energia cinetica. Essere in grado di muoversi, riorganizzare i posti a sedere, o portare altri elementi di fisicità può fare la differenza.

Se le tue riunioni prevedono una qualsiasi attività fisica – o se desideri semplicemente avere la possibilità di cambiare facilmente la disposizione degli arredi – opta per mobili leggeri, riconfigurabili o su rotelle.

5 — Prediligi la luce naturale

Ammettiamolo: nessuno può fare del suo meglio sotto la luce sterile di una lampada. Se vuoi che le persone si sentano a proprio agio, sveglie e vive mentre sono bloccate in una sala conferenze, lascia entrare la luce naturale.

L’illuminazione naturale fa sì che le stanze sembrino più grandi. Non intrappolare i membri del tuo team in una stanza buia per poi aspettarti che facciano brainstorming su nuove e brillanti intuizioni. Aiutali a far crescere e fiorire le loro idee con la luce naturale.

6 — Riduci al minimo le distrazioni

Le finestre che si affacciano su paesaggi bucolici, o persino su parcheggi noiosi, sono un ottimo modo per far entrare luce naturale. Tuttavia, alcune finestre possono diventare fonte di distrazione per i membri del team. Questo porta a far vagare menti e occhi durante una lunga presentazione.

Se la tua sala conferenze ha finestre, assicurati che non siano rivolte verso una parte del tuo ufficio dove si svolge un’attività frenetica o da qualsiasi altra parte che potrebbe indurre in distrazioni.

7 — Tieni a mente i tuoi clienti

La maggior parte di questi suggerimenti sono stati incentrati sulle esigenze della tua azienda e dei membri del team. Dopotutto, saranno questi ultimi gli utenti principali della tua sala conferenze. È fondamentale però considerare anche gli interessi dei tuoi clienti.

Se prevedi di far partecipare i tuoi clienti in un numero significativo di riunioni nella tua sala conferenze, assicurati che si sentano a loro agio. Quando si progetta la sala conferenze, tieni conto delle loro esigenze o aspettative relative al settore in cui operi. Considera anche la loro posizione geografica, la loro cultura o qualsiasi altro elemento che potrebbe rappresentare un fattore importante per condurre con successo gli affari.

When creating or redesigning a conference room, take the opportunity to think beyond the bare necessities. Here are 7 tips to guide you to a room that enables productivity and inspires creativity.

​Bonus: la migliore attrezzatura per videoconferenze per la tua sala conferenze

Come accennato nel suggerimento #1, l’attrezzatura audio e video di qualità è fondamentale, specialmente nell’ambiente aziendale multimediale sempre connesso di oggi. Non sei sicuro del tipo di soluzione di videoconferenza più adatta alla tua sala riunioni? Ecco tre prodotti di Lifesize per far funzionare al meglio la tua sala conferenze:

Lifesize Icon 700

Perfetto per grandi sale conferenze, il sistema di videoconferenza Icon 700 presenta una qualità delle immagini in 4K ed è stato progettato per essere il primo sul mercato a sfruttare la condivisione di contenuti in 4K full-motion.

Lifesize Phone HD

Espandi l’audio cristallino a tutta la stanza con questo smartphone per conferenze touchscreen, progettato con un sistema di microfoni dotato di tecnologia di beamforming a 360 gradi che si dirige verso l’interlocutore che sta parlando.

Lifesize Share

Permetti a chiunque – clienti, ospiti, dipendenti – di condividere schermate senza doversi preoccupare di cavi nel modo più intuitivo possibile.

Conclusioni

Prendi due aziende diverse e ognuna avrà criteri di valutazione diversi per costruire una sala conferenze ideale. Ci sono alcune cose però che sono universalmente utili: buona illuminazione, molto spazio per muoversi e, soprattutto, un sistema di videoconferenza affidabile e di alta qualità.

Ora che hai letto questi sette suggerimenti per la progettazione di una sala conferenze moderna, saprai distinguere cosa è prioritario e cosa no per mettere al centro la produttività.